Datenschutz und Grenzen
Ein Reflexionsraum
braucht Vertrauen
Professionelle Reflexion kann persönlich werden. Gerade deshalb soll klar sein, was mit einem Gespräch geschieht – wer darauf zugreifen kann, wofür Inhalte verwendet werden und wo die Grenzen des Reflexionsraums liegen. Datenschutz ist für uns deshalb nicht nur eine rechtliche Anforderung. Er gehört zu den Bedingungen, unter denen professionelle Reflexion überhaupt möglich wird.
Vertraulichkeit
Was im Reflexionsraum besprochen wird,
ist nicht für Vorgesetzte bestimmt.
Der Reflexionsraum ist nicht dafür gedacht, Fachkräfte zu beobachten oder ihre Arbeit zu bewerten. Bei einer Nutzung über eine Organisation werden deshalb keine personenbezogenen Inhalts-, Themen-, Leistungs- oder Verhaltensprofile über einzelne Fachkräfte erstellt. Auch individuelle Gesprächsinhalte werden nicht an die Organisation, Vorgesetzte oder HR weitergegeben.
Keine Mitarbeiterprofile. | Keine Leistungsbewertung. | Kein personenbezogenes Arbeitgeberreporting.
Was in ein Gespräch gehört
Konkrete Situationen ja.
Identifizierbare Patientendaten nein.
Im Reflexionsraum können konkrete berufliche Situationen besprochen werden: schwierige Gesprächsdynamiken, methodische Fragen, eigene Unsicherheiten oder Reaktionen und die Frage, wie es in einer Situation weitergehen könnte.
Patient:innen, Klient:innen oder andere beteiligte Personen sollen dabei nicht identifizierbar sein. Namen, Initialen, Geburtsdaten, Adressen, Fallnummern und andere eindeutige Identifikatoren gehören deshalb nicht in das Gespräch. Das gilt auch für Kombinationen von Details, durch die eine Person indirekt erkennbar werden könnte. Eine Situation kann konkret sein, ohne die Person dahinter identifizierbar zu machen.
Was technisch passiert
Ein Gespräch mit KI braucht Datenverarbeitung.
Der Reflexionsraum ist sprachbasiert. Damit die KI auf das Gesagte reagieren kann, wird Sprache technisch verarbeitet, in Text überführt und an die für das Gespräch eingesetzten KI-Systeme übermittelt.
Für die Voice- und Conversational-AI-Funktion wird ElevenLabs eingesetzt. Das Sprachmodell wird über die dort bereitgestellte Modellinfrastruktur eingebunden.
Welche Daten darüber hinaus gespeichert werden, wie lange sie vorgehalten werden und wofür sie verwendet werden dürfen, hängt vom jeweiligen Nutzungsmodell ab. Deshalb unterscheiden wir ausdrücklich zwischen dem kostenlosen Testzugang und einem regulären Zugang über eine Organisation.
Zwei Nutzungsmodelle
Testen und regulär nutzen sind nicht dasselbe.
Je nachdem, wie der Reflexionsraum genutzt wird, gelten unterschiedliche Regeln für den Umgang mit Gesprächsinhalten. Entscheidend ist vor allem, ob der Zugang der Erprobung und Weiterentwicklung dient oder regulär über eine Organisation bereitgestellt wird.
Kostenloser Testzugang
Wer den Reflexionsraum kostenlos testet, hilft uns auch dabei, das System weiterzuentwickeln. Die Gesprächstranskripte können dafür über einen Zeitraum von vier Wochen ausgewertet werden. Zugriff auf diese Inhalte haben ausschließlich Carolin Schürmann und Dolf Schäffel. Nach Ablauf der vier Wochen werden die Transkripte gelöscht.
Dabei geht es nicht um die Bewertung einzelner Fachkräfte. Wir untersuchen, wie sich Gespräche entwickeln, wo der Reflexionsraum hilfreich ist und an welchen Stellen er verbessert werden kann. Erkenntnisse können außerdem in anonymisierter und zusammengefasster Form für wissenschaftliche und fachliche Zwecke genutzt werden. Nutzer:innen werden gebeten, Fälle ohne direkt oder indirekt identifizierbare Angaben zu Patient:innen oder Klient:innen zu schildern.
Datenschutzhinweise zum kostenlosen Testzugang →
Regulärer Zugang über eine Organisation
Wird der Reflexionsraum regulär von einer Organisation – etwa einer Klinik, Beratungsstelle oder einem Träger – bereitgestellt, dienen die Gesprächsdaten der Bereitstellung und dem Betrieb des Reflexionsraums. Reale Gesprächsinhalte werden nicht routinemäßig für Produktforschung oder Produktentwicklung ausgewertet.
Es entstehen keine personenbezogenen Inhalts-, Themen-, Leistungs- oder Nutzungsprofile über einzelne Fachkräfte. Für die kontrollierbare Conversation History ist eine Speicherdauer von 14 Tagen vorgesehen. Datenschutz, Zugriffsrechte und technische Verarbeitung werden zusätzlich mit der jeweiligen Organisation vertraglich geregelt.
Datenschutzhinweise zum institutionellen Zugang →
Vertraulichkeit bedeutet auch: klar sagen, wer Einblick haben kann.
Menschlicher Zugriff
Beim kostenlosen Testzugang können Carolin Schürmann und Dolf Schäffel die Gesprächstranskripte für einen Zeitraum von vier Wochen einsehen und zur Weiterentwicklung des Reflexionsraums analysieren. Eine Weitergabe dieser Inhalte an Arbeitgeber, Klinikleitungen oder Vorgesetzte ist nicht vorgesehen.
Beim regulären institutionellen Zugang findet keine routinemäßige menschliche Auswertung realer Gesprächsinhalte statt. Ein begrenzter administrativer Zugriff kann nur anlassbezogen erforderlich werden – etwa zur Bearbeitung einer konkreten Beschwerde, eines reproduzierbaren Fehlers oder eines Datenschutz-, Safety- oder Security-Vorfalls. Dabei gilt das Need-to-know-Prinzip.
Datenminimierung
So wenig wie nötig.
Wir verarbeiten nur die Daten, die für das jeweilige Nutzungsmodell erforderlich sind. Für den regulären institutionellen Zugang wird keine zusätzliche personenbezogene Identitätsschicht aufgebaut, um Gesprächsinhalte für Analytics oder Arbeitgeberreporting einzelnen Fachkräften zuzuordnen. Gespeicherte Audiodateien sind dort nicht als reguläres Produktfeature vorgesehen. Für die kontrollierbare Conversation History ist eine Speicherdauer von 14 Tagen vorgesehen.
Beim kostenlosen Testzugang werden Gesprächstranskripte für vier Wochen gespeichert. In diesem Zeitraum können Carolin Schürmann und Dolf Schäffel sie zur Analyse und Weiterentwicklung des Reflexionsraums auswerten. Nach Ablauf der vier Wochen werden die Transkripte gelöscht.
Fachliche Grenzen
Das professionelle Urteil bleibt beim Menschen.
Der Reflexionsraum ist ein KI-System. Er kann Zusammenhänge falsch einordnen, relevante Aspekte übersehen oder Antworten geben, die für eine konkrete Situation nicht passen. Er ist ein zusätzliches Angebot zur professionellen Reflexion. Er ersetzt keine Supervision oder Intervision, keine Therapie oder Diagnostik und keine klinische oder andere fachliche Entscheidung.
Der Reflexionsraum ist auch nicht als klinische Entscheidungsunterstützung (Clinical Decision Support) und nicht für automatisierte Entscheidungen über Patient:innen, Klient:innen oder Beschäftigte vorgesehen.
Transparenz
Datenschutz soll überprüfbar sein.
Für den institutionellen Einsatz dokumentieren wir Datenflüsse, Speicherdauern, Zugriffsregeln sowie technische und organisatorische Schutzmaßnahmen. Organisationen und ihren Datenschutzverantwortlichen stellen wir die für die datenschutzrechtliche Prüfung erforderlichen Unterlagen zur Verfügung.
Datenschutzhinweise im Detail
Hier finden Sie die ausführlichen Informationen zur Datenverarbeitung für das jeweilige Nutzungsmodell.