Informationen für Fachkräfte, deren Organisation den Reflexionsraum bereitstellt, Stand: 5. Oktober 2026

Diese Datenschutzhinweise gelten, wenn Sie den Reflexionsraum über eine Klinik, Beratungsstelle, einen Träger oder eine andere Organisation nutzen. Für den kostenlosen Testzugang gelten gesonderte Datenschutzhinweise. Sie ergänzen die Datenschutzinformationen Ihrer Organisation und ersetzen diese nicht.

1. Wer ist verantwortlich?

Für die Nutzung des Reflexionsraums im Rahmen eines institutionellen Zugangs ist grundsätzlich die Organisation verantwortlich, die Ihnen den Zugang bereitstellt. Die konkreten Kontaktdaten der verantwortlichen Organisation und gegebenenfalls ihrer Datenschutzbeauftragten erhalten Sie von Ihrer Organisation beziehungsweise in den dort bereitgestellten Datenschutzinformationen.

Accelerator Collective Minds UG (haftungsbeschränkt) stellt den Reflexionsraum technisch bereit und verarbeitet die hierfür erforderlichen Daten grundsätzlich im Auftrag der jeweiligen Organisation. Zwischen der Organisation und Accelerator Collective Minds UG (haftungsbeschränkt) wird hierfür eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen.

2. Wofür ist der Reflexionsraum gedacht?

Der Reflexionsraum unterstützt Fachkräfte dabei, berufliche Situationen zu reflektieren, Gesprächsdynamiken einzuordnen, Perspektiven zu öffnen und eigene Annahmen zu hinterfragen. Er ist kein Behandlungs-, Diagnose- oder Notfallsystem und ersetzt weder professionelle Urteilskraft noch Supervision oder andere professionelle Reflexionsformate.

3. Welche Daten können verarbeitet werden?

Bei der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Ihre Spracheingabe und die daraus erzeugte Textfassung des Gesprächs (Transkript).

• Die Antworten des Reflexionsraums.

• Technische Daten, die für Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse erforderlich sind, zum Beispiel Sitzungs- und Verbindungsinformationen.

• Inhalte, die Sie selbst im Gespräch ansprechen. Dazu können persönliche oder beruflich sensible Angaben gehören.

Die Funktion zur dauerhaften Speicherung von Audioaufzeichnungen ist im vorgesehenen institutionellen Betrieb deaktiviert. Für die technische Sprachverarbeitung wird Sprache während des Gesprächs an die hierfür eingesetzten technischen Dienste übertragen.

4. Keine routinemäßige Auswertung Ihrer Gespräche

Beim institutionellen Zugang werden reale Gesprächstranskripte nicht routinemäßig von Carolin Schürmann, Dolf Schäffel oder anderen Personen zur Produktentwicklung, Forschung oder inhaltlichen Qualitätskontrolle gelesen oder ausgewertet.

Ein menschlicher Zugriff auf einen Gesprächsverlauf kommt nur anlassbezogen und soweit erforderlich in Betracht, zum Beispiel wenn Sie eine konkrete Beschwerde melden, ein reproduzierbarer technischer Fehler untersucht werden muss oder ein Sicherheitsvorfall geklärt werden muss. Der Zugriff wird dabei auf das notwendige Maß begrenzt.

5. Was erfährt Ihre Organisation?

Der Reflexionsraum ist kein Instrument zur Mitarbeiterkontrolle. Ihrer Organisation werden keine Gesprächsinhalte, individuellen Themenprofile oder Bewertungen Ihrer beruflichen Leistung, Ihres Verhaltens, Ihrer Belastbarkeit oder Ihrer emotionalen Verfassung bereitgestellt.

Soweit für Administration, Abrechnung, Sicherheit oder technischen Support erforderlich, können organisatorische oder technische Nutzungsinformationen verarbeitet werden. Diese dürfen nicht dazu verwendet werden, individuelle Gesprächsinhalte oder persönliche Reflexionen zu rekonstruieren.

6. Keine identifizierbaren Patientinnen-, Patienten-, Klientinnen- oder Klientendaten

Sie können konkrete berufliche Situationen reflektieren. Beschreiben Sie diese aber so, dass Patientinnen, Patienten, Klientinnen, Klienten oder andere Dritte nicht identifiziert werden können.

Nennen Sie insbesondere keine Namen, Initialen, Kontaktdaten, konkreten Adressen, Aktenzeichen oder ungewöhnliche Kombinationen von Merkmalen, durch die eine Person erkennbar werden könnte. Auch indirekte Identifizierbarkeit ist zu vermeiden.

Bei freier Sprache kann technisch nicht vollständig verhindert werden, dass versehentlich identifizierende oder sensible Angaben gemacht werden. Solche Angaben gehören nicht zum vorgesehenen Verarbeitungsumfang und sollen im weiteren Gespräch nicht vertieft werden.

7. Wie lange werden Gesprächsverläufe vorgehalten?

Für den institutionellen Zugang ist eine kurze, kontrollierte Vorhaltefrist vorgesehen. In der derzeitigen Konfiguration werden Gesprächsverläufe grundsätzlich für bis zu 14 Tage im hierfür vorgesehenen Gesprächsbereich vorgehalten und anschließend gelöscht.

Technische Protokoll-, Sicherheits-, Sicherungs- oder Abrechnungsdaten bei eingesetzten Dienstleistern können anderen technisch oder rechtlich erforderlichen Fristen unterliegen. Deshalb versprechen wir keine vollständige Löschung aus sämtlichen technischen Sicherungs- und Protokollsystemen innerhalb exakt derselben Frist.

8. Technische Dienstleister und internationale Datenübermittlungen

Für Sprachverarbeitung, Sprachausgabe, Infrastruktur und das verwendete Sprachmodell werden externe technische Dienstleister eingesetzt. Diese verarbeiten Daten nur, soweit dies für die jeweilige technische Leistung erforderlich ist und die vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Je nach eingesetzter technischer Anbieterkette kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Solche Übermittlungen werden im institutionellen Einsatz gemeinsam mit der verantwortlichen Organisation geprüft und mit den erforderlichen vertraglichen und technischen Schutzmaßnahmen abgesichert. Wir behaupten nicht, dass sämtliche Verarbeitung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union stattfindet.

9. Rechtsgrundlagen und Rolle Ihrer Organisation

Welche Rechtsgrundlage für die Nutzung durch Beschäftigte oder andere Fachkräfte einschlägig ist, legt die verantwortliche Organisation für ihren konkreten Einsatz fest. Das kann insbesondere vom Trägertyp, Beschäftigungskontext und konkreten Nutzungsmodell abhängen. Eine pauschale Rechtsgrundlage für alle Kliniken und Organisationen gibt es nicht.

Accelerator Collective Minds UG (haftungsbeschränkt) verarbeitet die Daten im institutionellen Kernbetrieb grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen der verantwortlichen Organisation. Eigene gesetzlich erforderliche Verarbeitungen, zum Beispiel für Vertragsverwaltung, Abrechnung oder eigene Sicherheitsnachweise, bleiben davon getrennt.

10. Datenschutz-Folgenabschätzung und Schutzmaßnahmen

Für den institutionellen Einsatz ist eine Datenschutzprüfung vorgesehen, die den konkreten Einsatzkontext der jeweiligen Organisation berücksichtigt. Dazu gehören insbesondere die Prüfung der Datenflüsse und Rollen, die erforderlichen Verträge, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, die Bewertung internationaler Datenübermittlungen sowie – soweit erforderlich – eine Datenschutz-Folgenabschätzung.

11. Ihre Rechte

Ihre Datenschutzrechte machen Sie grundsätzlich gegenüber der Organisation geltend, die Ihnen den Zugang bereitstellt. Dazu gehören – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – insbesondere Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Accelerator Collective Minds UG (haftungsbeschränkt) unterstützt die verantwortliche Organisation bei der Bearbeitung solcher Anfragen, soweit dies für die von uns verarbeiteten Daten erforderlich ist.

12. Kontakt und Änderungen

Für Fragen zu Ihrem konkreten institutionellen Zugang wenden Sie sich bitte zunächst an die Stelle, die Ihnen Ihre Organisation für Datenschutzfragen nennt. Technische oder allgemeine Fragen zum Reflexionsraum können zusätzlich an dolf.schaeffel@accelerator-collective.com gerichtet werden.

13. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen

Der Reflexionsraum unterstützt Ihre Reflexion im Gespräch. Im vorgesehenen institutionellen Einsatz werden auf Grundlage Ihrer Gesprächsinhalte keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über Sie getroffen.